BIGtheme.net http://bigtheme.net/ecommerce/opencart OpenCart Templates
Home / Tổng hợp / Hướng dẫn cách sắp xếp, đóng, lập, xử lý, lưu trữ chứng từ kế toán

Hướng dẫn cách sắp xếp, đóng, lập, xử lý, lưu trữ chứng từ kế toán

Hướng dẫn cách sắp xếp, đóng, lập, xử lý, lưu trữ chứng từ kế toán

Như tiêu đề bài viết các bạn thấy thì đây đều là những kỹ năng không mang tính nghiệp vụ chuyên môn nhiều như các phần hành khác. Nhưng đây là một trong những kỹ năng bắt buộc phải có ở một số kế toán, thông qua việc sắp xếp chứng từ khoa học sẽ có rất nhiều lợi ích trong việc thanh, kiểm tra, ra soát chứng từ sau này nếu đơn vị cần. Thiết nghĩ đây là những việc quan trọng không kém so với các nghiệp vụ nên ketoantd.com xin được gửi đến các bạn một số thông tin về vấn đề này

Trước tiên là cách lập chứng từ kế toán

Trước khi đến phần lập chứng từ ketoantd.com muốn gửi tới các bạn một số nguyên tắc về lập chứng từ theo luật kế toán:

– Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.

– Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có quy định mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải có đầy đủ các nội dung quy định.

– Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.

– Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau. Chứng từ kế toán do đơn vị kế toán  lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên ngoài đơn vị kế toán thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu của đơn vị kế toán.

– Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

– Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải có đầy đủ các nội dung trên chứng từ và được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử, được mã hóa mà không bị thay đổi trong quá trình truyền qua mạng máy tính hoặc trên vật mang tin như băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh toán.

Theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì doanh nghiệp được chủ động xây dưng, thiết kế biểu mẫu chứng từ kế toán nhưng phải đáp ứng được các yêu cầu của Luật Kế toán và đảm bảo rõ ràng, minh bạch.

Chiếu theo các quy định của luật và thông tư trên thì khi lập chứng từ kế toán người kế toán viên cần phải đặc biệt chú trong ở những đề mục sau của chứng từ cần lập

  • Tên và số hiệu của chứng từ kế toán
  • Ngày, tháng, năm lập chứng từ
  • Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán
  • Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán
  • Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh
  • Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng số; tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng chữ
  • Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến chứng từ kế toán.

Cách sắp xếp chứng từ kế toán

Các bạn nên tập hợp các loại chứng từ cùng loại sau đây thành một nhóm, đánh số chứng từ, sau này cần kiểm tra có thể dễ dàng tìm kiếm do chúng đã được phân loại từ trước

Chứng từ đầu ra bao gồm các loại sau

  • Phiếu thu
  • Hóa đơn đầu ra (liên thứ 3 màu xanh)
  • Phiếu xuất kho
  • Hóa đơn dịch vụ
  • Phiếu kế toán liên quan đến đầu ra
  • Phiếu xuất kho dùng cho sản xuất.

 Chứng từ đầu vào có các loại phiếu sau

  • Phiếu chi
  • Phiếu nhập kho
  • Phiếu kế toán
  • Phiếu nhập kho thành phẩm từ sản xuất

Chứng từ ngân hàng

  • Sắp xếp theo thứ tự ngày tháng, phiếu báo nợ báo có, sổ phụ
  • Xếp riêng từng ngân hàng
  • (không cần in chứng từ Báo nợ, báo có ở PMKT)

Chứng từ Kho

  • Phiếu nhập kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn mua vào là hàng hóa
  • Phiếu xuất kho (hàng hóa): kẹp với hóa đơn bán ra liên 3 hoặc liên 2 đối với hóa đơn bán hàng.

Chứng từ về thuế

  • Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế trực tiếp về công ty bạn phải lưu cẩn thận, sắp xếp theo từng tháng
  • Tờ khai thuế GTGT hàng tháng nếu nộp cho cơ quan thuế qua mạng sau khi nộp thành công bạn nên download về 1 bản lưu ở máy.và tải bản chứng minh đã gửi được tờ khai qua mạng do tổng cục thuế gửi vào địa chỉ mail khi đăng ký.
  • Giấy nộp tiền thuế môn bài đính kèm với tờ khai thuế môn bài đã nộp ( nếu có)
  • Giấy nộp tiền thuế TNDN tạm tính hàng quý.
  • Sổ phụ ngân hàng đóng theo tháng hoặc theo năm kèm theo UNC và các giấy nộp tiền

Sắp xếp, đóng lập, lưu trữ chứng từ để quản lý là một nghệ thuật

Cách đóng chứng từ một cách khoa học

Đây là kỹ năng tưởng chừng đơn giản nhưng không phải bạn nào cũng làm tốt, ketoantd.com xin được chia sẻ một vài kinh nghiệm này :

  • Để quyển chứng từ vuông thành sắc cạnh, không bị thò thụt, bung chứng từ ra khỏi quyển, cần ghép cẩn thận, ngay ngắn, tỷ mỉ, không nên cẩu thả, qua loa
  • Đục lỗ rất khoát, ngọt, sắc nét 1 phát ăn ngay, đừng ngập ngừng, gay giấy nham nhở, rất xấu
  • Đóng từng quyển theo tháng hoặc theo quý
  • Không nên đóng quyển quá mỏng, tốn bìa của ông chủ :), có thể đóng gộp. Nếu quyển quá dày có thể đóng thành nhiều quyển, lưu ý đánh số thứ tự của quyển để dễ quản lý (VD: Quyển 01/03 tức là quyển số 1 trên 3 quyển trong 1 tháng)

Trên đây là một số kinh nghiệm về sắp xếp, lưu trữ, đóng kẹp chứng từ kế toán để sau này tạo sự thuận lợi nhất khi kiểm, sửa, quản lý mà ketoantd.com tích lũy được chia lại với độc giả. Chúc các bạn luôn công tác tốt với chia sẻ trên, hẹn gặp lại tại những bài chia sẻ sau. Hãy theo dõi trang tin của chúng tôi, các bài viết mới nhất về kế toán cung cấp vô vàn thông tin hữu ích cho kế toán được chúng tôi cập nhật hàng ngày với tần suất mỗi giờ

About admin